কিভাবে একটি বিজ্ঞপ্তি পত্র লিখুন

চিঠিগুলি কর্মচারীদের বা গ্রাহকদের নীতি পরিবর্তন একটি পরিবর্তন সূচিত করা হয় তা নিশ্চিত করার সেরা উপায়। লোকেরা লক্ষণ এবং ইমেলগুলি উপেক্ষা করে থাকে কারণ প্রতিদিন তারা অনেক বিজ্ঞাপন এবং ইমেল বার্তা নিয়ে বোমা হামলা করে। অন্যদিকে, চিঠিগুলি উপেক্ষা করা আরও কঠিন কারণ এটি আনুষ্ঠানিকতা এবং গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলির সাথে যুক্ত। বিজ্ঞপ্তি অক্ষর লিখতে সহজ এবং খুব কার্যকর।

আপনার প্রিন্টার মধ্যে কোম্পানী letterhead লোড। বেশিরভাগ সংস্থার নীতি আছে যে সরকারী যোগাযোগগুলি লেটারহেডে থাকা আবশ্যক কারণ এটি সামঞ্জস্য ও কর্তৃত্বের ধারণা প্রকাশ করতে সহায়তা করে।

তারিখ টাইপ করে চিঠি খুলুন। যদি চিঠিটি একজন ব্যক্তির কাছে যাচ্ছে, প্রাপকের নাম এবং ঠিকানা টাইপ করুন। চিঠি যদি একই নোটিশের ভর মেলিংয়ের অংশ হয়ে থাকে, তবে নামটি টাইপ করবেন না বা আপনার ওয়ার্ড প্রসেসিং প্রোগ্রামে নামগুলি ঢোকানোর জন্য মেল-মার্জ বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করবেন না।

"প্রিয় মিঃ / মিঃ। (নাম)" একটি কলোন অনুসরণ করে, অথবা আরো সাধারণ মেলিংয়ের জন্য "প্রিয় মূল্যবান গ্রাহক" বা অনুরূপ সুখীকরণের মাধ্যমে চিঠিটি শুরু করুন।

সংক্ষেপে পরিস্থিতি ব্যাখ্যা করে চিঠি শুরু করুন। আপনি যদি খারাপ খবর দেওয়ার জন্য লেখেন, যেমন মেয়াদপূর্তি বই বা অতীত বিলের নোটিশ হিসাবে, বিল কী ছিল এবং এটি কত দেরি হয়ে গেছে তা ব্যাখ্যা করুন। আপনি নীতি পরিবর্তন একটি পরিবর্তন সম্পর্কে গ্রাহকদের অবহিত করতে লিখিত হয়, নীতি পরিবর্তন জন্য প্রয়োজন তৈরি করে সমস্যা ব্যাখ্যা করুন।

নোটিশ পরিষ্কারভাবে এবং সংক্ষিপ্তভাবে ব্যাখ্যা করুন যাতে প্রাপক বার্তাটি মিস করবেন না। নীতি কার্যকর হবে যখন প্রাসঙ্গিক তারিখ প্রদান করুন।

চিঠি প্রাপক অনুসরণ করা উচিত যে কোন সময়সীমা বা পদ্ধতি যেমন কর্ম তথ্য দিন। যদি তাদের কোন প্রশ্ন থাকে তবে আপনার যোগাযোগের তথ্য সরবরাহ করুন।

তার মনোযোগের জন্য কর্মচারী বা গ্রাহকের ধন্যবাদ দিয়ে চিঠি বন্ধ করুন, এবং আপনার নাম টাইপ করুন। আপনার নামের উপরে স্থান সাইন ইন করুন।

পরামর্শ

• চিঠি সংক্ষিপ্ত এবং সত্য ব্যাপার রাখুন। আপনি যদি অনেক বেশি গ্রাহককে ক্ষমা করেন বা কর্মচারী এটি একটি ইঙ্গিত হিসাবে ব্যাখ্যা করতে পারেন যে তারা বিজ্ঞপ্তি বা নীতি পরিবর্তন নিয়ে তর্ক করতে পারে।