ক্রেতাদের সম্মত হিসাবে বেতন দিতে ব্যর্থ হলে ক্রেডিট ঝুলিতে প্রায়ই প্রয়োজন হয়। হোল্ড আপনি পেমেন্ট না হওয়া পর্যন্ত অতিরিক্ত পণ্য বা সেবা ক্রয় থেকে গ্রাহকের বাধা দেয়। যাইহোক, চিঠিটি যত্নশীল বিবেচনার প্রয়োজন যাতে এটি গ্রাহক হিসাবে গ্রাহককে রাখার সময় অ্যাকাউন্টে সংগ্রহ করার লক্ষ্য অর্জন করে। এটি সম্ভব যে কোনও গ্রাহক অ্যাকাউন্টের ক্রেডিট হোল্ড দ্বারা বিরক্ত কিছু গ্রাহক অন্যত্র তাদের ব্যবসা নিতে পারেন। অতএব চিঠিটি শেষ অবলম্বন হিসাবে পাঠানোর আগে সংগ্রহের জন্য অন্যান্য সম্ভাবনার গুরুত্বপূর্ণ।
অ্যাকাউন্টে পেমেন্ট ইতিহাস পর্যালোচনা করুন। মেইল এবং টেলিফোন দ্বারা গ্রাহক অসংখ্য পেমেন্ট অনুস্মারক পেয়েছেন নিশ্চিত করুন।
পেমেন্টে জোর দেওয়ার সময় গ্রাহকের জন্য কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করার মতো বোঝার মাধ্যমে শক্তিশালী অক্ষর ব্যবহার করে চিঠিটি লিখুন। প্রথম অনুচ্ছেদে, আপনার ব্যবসায়কে সমর্থন করার জন্য গ্রাহককে ধন্যবাদ জানান এবং স্বীকার করেন যে অর্থনৈতিক অর্থনৈতিক সময়ে বা অন্যান্য কারণে কোনও গ্রাহক কোন অ্যাকাউন্টে পিছিয়ে পড়তে পারে।
দ্বিতীয় অনুচ্ছেদের প্রথম বাক্যের সাথে ক্রেডিট হোল ঘোষণা করুন যাতে এটি জোরের জন্য একা দাঁড়িয়ে থাকে। যে লিখুন, "যাইহোক, আমি দুঃখিত, অদম্য পরিশোধের কারণে আমাদের অবিলম্বে আপনার ক্রেডিট স্থগিত করতে হবে।" অথবা একই বার্তা conveying বিভিন্ন শব্দ ব্যবহার করুন।
তৃতীয় অনুচ্ছেদের কারণে ব্যালেন্সটি বিস্তারিতভাবে বর্ণনা করুন এবং ক্রেডিট হোল লিফট করার জন্য অবশ্যই কী হবে তা বলুন। পেমেন্টের জন্য একটি নির্দিষ্ট সময়সীমা দিন এবং গ্রাহককে বলুন যে ঋণ সংগ্রহকারীকে বরাদ্দ করা সম্ভব।
তার আনুগত্যের জন্য গ্রাহককে আবার ধন্যবাদ জানিয়ে চিঠিটি শেষ করুন। চিঠিতে আপনার সরাসরি টেলিফোন নম্বর রাখুন এবং গ্রাহককে অর্থ প্রদানের ব্যবস্থা নিয়ে আলোচনা করতে আমন্ত্রণ জানান।
