আপনি যদি কোনও সংস্থার সাথে দরখাস্ত করছেন, কোনও অবস্থানের জন্য আবেদন করছেন, তহবিলের অনুরোধ করছেন, কৃতজ্ঞতা প্রকাশ করছেন বা অভিযোগ করছেন, তবে আপনাকে অবশ্যই একটি ব্যবসায়িক চিঠি লিখতে হবে। আপনি প্রতিষ্ঠিত পদ্ধতি অনুসরণ করা উচিত এবং আপনি লিখতে প্রতিটি চিঠি প্রয়োজনীয় উপাদান অন্তর্ভুক্ত করা উচিত। আপনার প্রতিষ্ঠানের ঠিকানা ধারণকারী লেটারহেড কাগজ একটি শীট দিয়ে শুরু করুন। অন্যথায়, আপনি নিজের ব্যক্তিগত শিরোনাম তৈরি করতে পারেন যার মধ্যে আপনার পুরো নাম, ঠিকানা, পোস্টাল কোড, টেলিফোন নম্বর এবং ইমেল ঠিকানা রয়েছে।
তারিখ
লেটারহেড বা শিরোনাম এবং তারিখের মধ্যে অন্তত একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন। উদাহরণস্বরূপ, ২3 মে, ২011 মার্কিন যুক্তরাষ্ট্রের সংগঠনগুলিতে লেখার সময় আমেরিকান তারিখের ফর্ম্যাটটি ব্যবহার করুন। দ্বিতীয় হিসাবে সাবস্ক্রিপ্ট ব্যবহার করবেন না। আপনি কেন্দ্রীয় বিন্দুতে তারিখ বা ট্যাবটিকে ন্যায্যতা বজায় রেখে তারিখটি টাইপ করতে পারেন।
ভিতরের ঠিকানা
অভ্যন্তরীণ ঠিকানা বা প্রাপকের ঠিকানা তারিখের নীচে এক ইঞ্চি (তিনটি ফাঁকা লাইন) শুরু হয়। এটা সবসময় বাম-সমর্থনযোগ্য হয়। প্রাপকের নাম এবং মেইলিং ঠিকানা বানান পরীক্ষা করুন। জনাব, মিসেস, ডঃ, মিস বা মিস এবং ব্যক্তিগত ব্যবসায়ের শিরোনাম যেমন মার্কেটিং ডিরেক্টর অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনি যদি শিরোনামের বিষয়ে অনিশ্চিত হন তবে সংস্থার অভ্যর্থনাকারীকে টেলিফোন করুন।
অভিবাদন
ভিতরে ঠিকানা পরে একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন। আপনি প্রাপক জানেন, আপনি তার প্রথম নাম ব্যবহার করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, প্রিয় মেরি। অন্য ক্ষেত্রে, তার ব্যক্তিগত শিরোনাম এবং উপাধি ব্যবহার করুন, উদাহরণস্বরূপ: প্রিয় মিসেস জনসন। আপনি যদি প্রাপকের লিঙ্গ সম্পর্কে অনিশ্চিত হন তবে পুরো নামটি ব্যবহার করুন। আপনি অভিবাদন পরে একটি কমা বা কোলন অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন বা কোনো বিরাম চিহ্ন বাদ দিতে পারেন।
শরীর
অভিবাদন পরে একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে। একক স্থান এবং বাম অক্ষরের শরীরের অনুচ্ছেদ ন্যায্যতা। সর্বাধিক অক্ষর অন্তত তিন অনুচ্ছেদের রয়েছে। প্রথম অনুচ্ছেদের মধ্যে, চিঠি উদ্দেশ্য পরিচয় করিয়ে। আপনি যদি কোনও কাজের বিজ্ঞাপনে সাড়া দিচ্ছেন তবে অবস্থানটির নাম দিন এবং তার উত্স সনাক্ত করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি লিখতে পারেন "বিপণন পরিচালকর অবস্থান অনলাইন বিজ্ঞাপনে সঠিকভাবে আমার দক্ষতা এবং দক্ষতা বর্ণনা করে।"
দ্বিতীয় এবং তৃতীয় অনুচ্ছেদের এই উদ্দেশ্য সমর্থন করে যা নির্দিষ্ট বিবরণ রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কোন পণ্য বা পরিষেবা সম্পর্কে অভিযোগ করলে, ক্রয়ের তারিখ, চালান নম্বর এবং আপনার অসন্তুষ্টির কারণ অন্তর্ভুক্ত করুন।
উদ্দেশ্য এবং প্রত্যাশিত প্রতিক্রিয়া পুনঃস্থাপন চূড়ান্ত অনুচ্ছেদ ব্যবহার করুন। উদাহরণস্বরূপ, লেখক "আমাদের নতুন পণ্য লাইন সম্পর্কে আপনার কোন প্রশ্ন বা মন্তব্য থাকলে দয়া করে ব্যক্তিগতভাবে আমার সাথে যোগাযোগ করুন। আমি অনেক বছর ধরে আপনার ব্যবসার চিঠিপত্রের চাহিদাগুলি পূরণের জন্য উন্মুখ।" প্রতিটি অনুচ্ছেদের মধ্যে একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন।
বন্ধ
চিঠির চূড়ান্ত অনুচ্ছেদের পর একটি ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন। যথাযথ পরিপূরক বন্ধের সাথে চিঠিটি শেষ করুন যেমন আন্তরিকভাবে, আপনার যথাক্রমে বা আন্তরিকভাবে আপনার। যদি একটি কোলন বা কমা অভিবাদন অনুসরণ করে, তাহলে বন্ধ করার পরে একটি কমা অন্তর্ভুক্ত করুন। আপনার স্বাক্ষর জন্য তিন থেকে চার ফাঁকা লাইন ছেড়ে দিন। আপনার টাইপরাইটার স্বাক্ষর এবং শিরোনাম দিয়ে শেষ করুন, উদাহরণস্বরূপ, জন স্টুয়ার্ট, সেলস ম্যানেজার।
