যখন আপনি ক্লাব মিটিং পরিচালনা করেন, তখন আপনি একসাথে সব ক্লাব সদস্যের সাথে যোগাযোগ করুন, ভবিষ্যতের ক্লাব ক্রিয়াকলাপগুলি পরিকল্পনা করুন এবং গুরুত্বপূর্ণ সিদ্ধান্ত নিন। মিটিংটি কার্যকরীভাবে চালানোর জন্য, আপনাকে অবশ্যই সংগঠিত হতে হবে এবং একটি পরিকল্পনা থাকতে হবে। সভায় সভাপতিত্বকারী সভায় সভাপতিত্ব করেন সভায় সকল বিষয় মোকাবেলা করার সময় সভা পরিচালনা করেন।
আগাম প্রস্তুতি। মিটিংয়ের জন্য আপনার লক্ষ্যগুলি কী তা নির্ধারণ করুন এবং সেই লক্ষ্যে পৌঁছাতে পদক্ষেপের একটি নির্দিষ্ট পরিকল্পনা গঠন করুন। আপনি যে বিষয়গুলিতে ঠিকানা দেবেন সেগুলির একটি তালিকা তৈরি করুন এবং ক্লাব সদস্যদের বিতরণের জন্য এই তালিকার অনুলিপি তৈরি করুন।
একটি আমন্ত্রণ বায়ুমণ্ডল তৈরি করুন। মিটিংয়ের আগে রিফ্রেশমেন্টগুলি পরিবেশন করুন এবং ক্লাবের সদস্যরা মিটিংয়ের ক্ষেত্রে প্রবেশ করার সময় নরম সঙ্গীত বাজানো। এটি এমন একটি বায়ুমণ্ডল তৈরি করবে যা সভা শুরু করার আগে সদস্যদের শিথিল করা এবং সামাজিকীকরণের জন্য উৎসাহিত করবে।
সময় শুরু। আপনি শুরু করার পরিকল্পনা পাঁচ মিনিট আগে ঘোষণা করুন। ক্লাব সদস্যদের বসা খুঁজে হিসাবে, মিটিং এজেন্ডা কপি হস্তান্তর। আপনি শুরু করার জন্য ক্লাব সদস্যদের এজেন্ডা পর্যালোচনা করার অনুমতি দেয়।
নতুন ক্লাব সদস্যদের পরিচয় করান। Icebreaker সেশন নতুন সদস্যদের পরিচয় করানোর সেরা উপায়। তারা যেখানে তারা বড় হয়েছেন, সেখানে তারা স্কুলে গিয়েছিল এবং কেন তারা আপনার ক্লাবটিতে যোগ দেওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছে।
পূর্ববর্তী সভা থেকে মিনিট পর্যালোচনা করুন। এটি গত মিটিংয়ের সময় নেওয়া কর্মীদের ক্লাব সদস্যদের মনে করিয়ে দেয় এবং নতুন সদস্যদের বর্তমান মিটিং বিষয়গুলির আরও ভাল বোঝার দেয়।
কাজের উপর থাকতে. সর্বদা মিটিং এজেন্ডা অনুসরণ করুন। কেউ যদি আপনার বিষয়সূচিতে না থাকা কোনও বিষয় নিয়ে আলোচনা করতে চায়, তবে বিষয়টিকে আলাদা আলাদা কাগজে লিখুন এবং পরবর্তী মিটিংয়ের সময় এটি মোকাবেলা করুন।
প্রশ্ন এবং উত্তর জন্য সময় অনুমতি দিন। ক্লাব সদস্যদের সম্ভবত প্রশ্ন আছে, তাই তাদের উত্তর প্রস্তুত করা হবে। তাদের হাত বাড়াতে এবং পৃথকভাবে প্রতিটি সদস্যকে কল করার জন্য প্রশ্নগুলির সাথে জিজ্ঞাসা করুন। ভবিষ্যতের সভাগুলোতে পরামর্শ দেওয়ার জন্য ক্লাব সদস্যদের উত্সাহিত করার জন্য এটি একটি ভাল সময়।
সময় শেষ। একটি নির্দিষ্ট শেষ সময় থাকার ট্র্যাক উপর facilitator রাখতে সাহায্য করে। ক্লাব সদস্যদের অতিরিক্ত প্রশ্ন বা উদ্বেগ আছে, মিটিং মুলতুবি পরে তাদের সাথে কথা বলতে তাদের আমন্ত্রণ।
