চুক্তি ব্যবস্থাপনা সেরা অনুশীলন নিয়মিত চুক্তি সম্মতি অডিট সুপারিশ। যাইহোক, আর্থিক বিবৃতি অডিট, যা সাধারণত বার্ষিক সঞ্চালিত হয় বিপরীত, চুক্তি রিভিউ আরো ঘন ঘন ঘটে। উদাহরণস্বরূপ, প্রকৌশল ও নির্মাণ চুক্তির জন্য একটি অডিট সময়সূচী প্রায়ই মাসিক পেমেন্ট অডিট, পাশাপাশি দীর্ঘ প্রকল্পগুলির জন্য একটি ত্রৈমাসিক, আধা-বার্ষিক বা বার্ষিক অডিট অন্তর্ভুক্ত করে। সম্পূর্ণরূপে বোঝার নিরীক্ষা পদ্ধতির পদ্ধতিগুলি আপনি ভুলগুলি ধরতে পারবেন এমন সুযোগকে বাড়িয়ে তুলবে যা অন্যথায় অপ্রয়োজনীয় ব্যয় এবং খরচগুলি অতিক্রম করতে পারে।
অডিট উদ্দেশ্য স্থাপন করুন
যেখানে চুক্তির মধ্যে পর্যালোচনাটি ঘটে তখন জীবনচক্র নিরীক্ষা লক্ষ্য নির্ধারণ করবে। একটি নিয়ন্ত্রণ নিরীক্ষা - চুক্তি জীবন চক্রের মধ্যে প্রাথমিকভাবে সঞ্চালিত হয় যে একটি - সাধারণত ঠিকাদার এর প্রক্রিয়া এবং অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ মূল্যায়নের উপর দৃষ্টি নিবদ্ধ করে। লক্ষ্য যোগাযোগ উন্নত এবং overspending জন্য ঝুঁকি প্রসেস সনাক্ত এবং সুসংহত করা হয়। একটি পুনরুদ্ধারের অডিট - চূড়ান্ত চুক্তির অর্থ প্রদানের মাসিক বা পূর্বে সঞ্চালিত হওয়ার আগেই এটি হল - বিলিং বিচ্ছিন্নতাগুলি, যেমন অবৈধ, অত্যধিক এবং সদৃশ চার্জগুলি দেখায়। লক্ষ্য বিলিং ত্রুটি প্রতিরোধ এবং overpayments পুনরুদ্ধার করা হয়।
অডিট টিম জড়ো করা
নিরীক্ষা দলের আকার এবং সংকলন নির্ধারণে, চুক্তিটির আকার এবং জটিলতাটি দেখুন। সর্বনিম্ন, নিয়ন্ত্রণ এবং পুনরুদ্ধারের অডিট দল উভয় চুক্তির ব্যবস্থাপক, অ্যাকাউন্টিং বিভাগের একজন প্রতিনিধি এবং একটি নিরপেক্ষ তৃতীয় পক্ষের অন্তর্ভুক্ত হওয়া উচিত। যাইহোক, বড় বা জটিল চুক্তিগুলির জন্য অতিরিক্ত ব্যবস্থাপনা পরিচালনাকারীর প্রয়োজন হতে পারে যারা চুক্তি ব্যবস্থাপনা এবং অডিটিং পদ্ধতির সাথে পরিচিত। যদি অডিট প্রতারণামূলক ক্রিয়াকলাপগুলি উন্মোচন করে তবে অভিজ্ঞ ফরেনসিক অ্যাকাউন্টেন্ট বা জালিয়াতি তদন্তকারীকে আনতে হবে।
নিয়ন্ত্রণ অডিট প্রক্রিয়া
একটি নিয়ন্ত্রণ অডিট প্রধানত বিলিং এবং পেমেন্ট পদ্ধতি এবং প্রতিরোধক নিয়ন্ত্রণ দেখায়। পদ্ধতিতে চুক্তির একটি তীব্র পর্যালোচনা এবং ঠিকাদার এবং অ্যাকাউন্ট উভয় বিলিং এবং পেমেন্ট ডেটা-এন্ট্রি পদ্ধতিগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে। পর্যালোচনাগুলি ডিউটি পৃথকীকরণ, একটি অনুমোদন ব্যবস্থা এবং তথ্য সুরক্ষা হিসাবে পর্যাপ্ত অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণের জন্য সন্ধান করে। পরীক্ষায় তৈরি, প্রক্রিয়াকরণ এবং নমুনা চালান প্রদানের অন্তর্ভুক্ত থাকতে পারে, যা বর্তমান নিয়ন্ত্রণগুলি কার্যকর কিনা তা দেখতে ইচ্ছাকৃত ভুলগুলি উপস্থাপন করে।
পুনরুদ্ধার অডিট প্রক্রিয়া
মাসিক পুনরুদ্ধারের অডিট বর্তমান সময়কালের সময় বিলটির পরিমাণে ঠিকাদারের শেষ কাজের খরচ প্রতিবেদনটি পুনর্বিবেচনা করে। হিসাব-নিরীক্ষা প্রতিবেদনটি পর্যালোচনা করে এবং বিলিং এবং অর্থপ্রদান শর্তাদির সাথে তুলনা করার সাথে তুলনা করে অডিটরগুলি শুরু হয়। কোন লাল পতাকা উপস্থিতির ভিত্তিতে, অডিটর শ্রম, উপকরণ, প্রশাসনিক ও ওভারহেড খরচ যেমন বিভিন্ন ধরনের খরচ জন্য মাত্র কয়েক বা অনেক নমুনা লেনদেন নির্বাচন এবং পরীক্ষা করতে পারেন। লেনদেন পরীক্ষা সাধারণত recalculations গঠিত এবং অডিট ট্রিল নির্মাণ। কেপএমজি অনুসারে, একটি অডিট, ট্যাক্স অ্যান্ড অ্যাডভাইসারির পরিষেবা সংস্থা, অডিটরগুলি গুরুত্বপূর্ণ ওভারটাইম, খরচ পুনরুদ্ধার, খরচ সংগ্রহগুলি, অস্বাভাবিক বা অনুপস্থিত মূল্যের বিবরণ, বড় বা অস্বাভাবিক ডলারের পরিমাণ, চুক্তি শুরু হওয়ার আগে ব্যয় হওয়া এবং বাড়ির অফিসের ওভারহেডের মত বৈষম্যের সন্ধান করে খরচ।
একটি অনুসরণ আপ রিপোর্ট তৈরি করুন
নিরীক্ষা অনুসরণ করে, দলটি সাধারণভাবে মুখোমুখি বৈঠকে ব্যবসা মালিক এবং ঠিকাদারকে একটি চূড়ান্ত প্রতিবেদন প্রস্তুত করে এবং জমা দেয়। যদিও অনুসন্ধানগুলি নির্ধারণ করে যে প্রতিবেদনটিতে কত তথ্য রয়েছে, ততক্ষণ ফোকাসগুলি বিচ্ছিন্নতা বা অদক্ষ পদ্ধতিগুলিকে সংশোধন করার জন্য শনাক্তকরণ, ব্যাখ্যা এবং সুপারিশ প্রদান করা হয়। নিরীক্ষক এছাড়াও উদ্দেশ্য বর্ণনা, পাশাপাশি চুক্তি পর্যালোচনা এবং অডিট পরীক্ষা পদ্ধতি ব্যাখ্যা।
